Whistleblowing – Linee guida dell’ANAC

Con delibera 12 luglio 2023, n. 311, l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha approvato le Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto comunitario, impartendo altresì istruzioni, anche di natura procedurale, circa la presentazione e gestione di segnalazioni interne ed esterne.

Considerata l’ampiezza e la complessità del documento in esame, che, almeno in questa sede, ne rende impraticabile una disamina di dettaglio, con il presente elaborato s’intende portare in evidenza solo le precisazioni di maggior rilievo afferenti agli enti del settore privato, escludendo:

• approfondimenti riguardanti l’intricato ambito oggettivo d’applicazione del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante appunto le norme in tema di protezione di colui il quale segnali violazioni del diritto comunitario e nazionale.
• un’analisi degli effetti che le disposizioni introdotte in forza del testé richiamato D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 riflettono sul modello di organizzazione e gestione (MOG) eventualmente adottato dall’ente in ossequio al D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231.

Diversamente da quanto stabilito dalla previgente disciplina, l’art. 3 del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 attribuisce il diritto di effettuare una segnalazione – interna od esterna – a un novero notevolmente più ampio di soggetti, ricomprendendo, come noto, anche volontari, tirocinanti, azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza.

Con riguardo all’ambito soggettivo d’applicazione della nuova disciplina, l’ANAC ha precisato che:

• l’azionista dell’ente può effettuare la segnalazione quando sia venuto a conoscenza delle violazioni di una norma comunitaria o domestica od ancora di una disposizione del MOG nell’esercizio dei diritti di cui questi è titolare in base al ruolo di azionista rivestito nell’ente;
• le tutele che la legislazione vigente prevede operino a favore del segnalante trovano applicazione anche nei confronti:
• del facilitatore, cioè di colui che, operando nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, abbia a questi prestato assistenza, fornendogli consulenza o sostegno. Può dunque trattarsi di un collega, anche se occupato presso altro ufficio o reparto. Nell’ipotesi in cui il collega sia un sindacalista e in tal veste assista il segnalante, non può trattarsi di un facilitatore, trovando applicazione le disposizioni dettate in materia di consultazione dei rappresentanti sindacali e di repressione delle condotte antisindacali di cui alla Legge 20 maggio 1970, n. 300,
• delle persone fisiche appartenenti al medesimo contesto lavorativo del segnalante, cioè di coloro che risultino a questi legati in virtù di una rete di relazioni non sporadiche, né occasionali od episodiche sorte nel medesimo ambiente lavorativo. È opportuno rilevare come il regime di tutele possa operare anche nei confronti di ex colleghi, dal momento che è stabilito che la segnalazione possa essere effettuata successivamente alla risoluzione del rapporto di lavoro, sempre che gli elementi che formano oggetto della segnalazione siano venuti a conoscenza del segnalante nel contesto lavorativo,
• di coloro che con il segnalante abbiano instaurato uno stabile legame affettivo. La stabilità è in tal caso accertata dal punto di vista sia temporale che di condivisione di vita, senza che tale ultimo requisito comporti necessariamente una vera e propria condivisione della medesima abitazione.
• la media dei lavoratori occupati dall’ente – in base alla quale la legislazione vigente prescrive obblighi differenziati – è determinata al 31 dicembre dell’anno civile che precede l’anno in corso. Detta media è determinata facendo rientrare nel computo sia i lavoratori assunti con contratto a tempo indeterminato che determinato (in tal caso, proporzionalmente alla durata del contratto individuale di lavoro nel periodo di riferimento);
• la segnalazione può riguardare una violazione non ancora realizzata e che a motivo di concreti ‘indici sintomatici’ – irregolarità od anomalie, ad esempio – il segnalante ritiene possa essere commessa. Nel caso in cui l’ente abbia adottato un MOG, la violazione circa la quale è effettuata una segnalazione può riguardare regole e disposizioni che attengono all’organizzazione. Il segnalante può segnalare anche violazioni la cui realizzazione sia ritenuta imminente;
• ai fini di una valida effettuazione della segnalazione, sono in ogni caso irrilevanti i motivi personali che hanno in tal senso animato il segnalante;
• la segnalazione deve essere circostanziata, cioè devono essere dedotte le circostanze di tempo e luogo del fatto segnalato e a queste deve essere unita una descrizione del fatto così come gli elementi che consentano d’individuare il soggetto che l’abbia commesso;
• le segnalazioni anonime sono perfettamente equiparabili a quelle ordinarie e, quindi, devono comunque essere prese in considerazione dall’ufficio preposto perché, ove ricevibili, siano opportunamente trattate;
• se a seguito di una segnalazione, di una denuncia all’autorità giudiziaria o di una divulgazione pubblica sia stata individuata l’identità del segnalante, questi ha comunque diritto a poter invocare il sistema di tutela disciplinato dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24;
• eventuali azioni ritorsive che il segnalante ritiene di aver subito devono essere comunicate all’ANAC, deducendo nella comunicazione gli elementi oggettivi che consentono di accertare un nesso di causalità tra la segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica e la presunta ritorsione. Le tutele al proposito provvedute dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 possono essere invocate anche dal facilitatore, dalle persone riconducibili al medesimo contesto lavorativo e da coloro che hanno un legame stabile con il segnalante;
• indicazioni inequivoche circa condizioni termini e modalità di comunicazione da trasmettere all’ANAC nell’ipotesi di lamentate ritorsioni devono poter essere reperite sul sito istituzionale dell’ente;
• fermo restando quanto precisato al punto precedente, sul sito istituzionale devono altresì essere riportate le informazioni riguardanti l’utilizzo dei canali di segnalazione, sia interno che esterno.
  
  In via generale, la gestione della segnalazione deve essere uniformata ai principi che presiedono al trattamento dei dati personali. Pertanto, il trattamento deve essere effettuato in modo lecito, corretto e trasparente e la raccolta dei dati può essere effettuata al solo e precipuo fine di gestire e dare seguito alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia, garantendo che i dati siano i) adeguati, ii) pertinenti, iii) esatti, iv) aggiornati e v) non esorbitanti rispetto alle finalità che ne ispirano il trattamento stesso.
  Inoltre, i dati sono conservati dall’ente per il solo tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e comunque non oltre il quinto anno dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Deve essere altresì assicurata la sicurezza dei dati personali e garantita la protezione di questi, mediante l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, perché sia scongiurata l’ipotesi di i) trattamenti non autorizzati o illeciti, ii) perdita, iii) distruzione o iv) danno accidentale dei dati personali. Dunque, il canale di segnalazione è implementato:
  • in ossequio ai principi di i) privacy by design e ii) privacy by default; provvedendo ad una preliminare valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
  L’ente è tenuto a rendere agli interessati un’informativa sul trattamento dei dati personali, anche ricorrendo alla pubblicazione di questa sul sito istituzionale.